การสำรองข้อมูล (Backup)

การสำรองข้อมูล (Backup)

การสำรองข้อมูล (Backup) เผื่อไว้สำหรับกรณีฉุกเฉิน เช่น ต้องลง windows ใหม่, คอมมีปัญหาแล้วต้อง format ไดรฟ C: หรือ กรณีอื่น ๆ เพื่อที่เราจะได้ใช้ไฟล์สำรองข้อมูลนั้นมากู้คืนข้อมูลได้ทุกอย่างในไฮเจีย

การสำรองข้อมูล ไม่ใช่การบันทึกข้อมูล

หากไม่สำรองข้อมูลในวันนั้น แล้วบิลขายต่าง ๆ หรือ ข้อมูลอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นในวันนั้น ๆ จะหายหรือไม่ ?

ไม่หายแน่นอน เพราะ ฐานข้อมูลหลัก ของไฮเจีย ที่เราใช้งานมีการเก็บบันทึกข้อมูลระหว่างการใช้งานอยู่แล้ว เช่นการยืนยันขาย การสร้างเอกสารต่าง ๆ การสร้างข้อมูลต่าง ๆ ที่เรากดปุ่มบันทึก ก็จะมีการบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูลนั้นทำงานอยู่ภายใน windows ดังนั้นการสำรองข้อมูลเป็นเพียงการ สำรองฐานข้อมูลดังกล่าวแยกออกมาเก็บไว้ต่างหาก ซึ่งไม่เกี่ยวกับการบันทึกหรือไม่บันทึกข้อมูล

ฉนั้นไม่บังคับ หรือ ไม่ต้องสำรองข้อมูลก็ได้ ไม่มีผลต่อการใช้งาน

การเข้าใจผิด หรือ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

1. ไม่รู้หรือจำไม่ได้ว่า เราเก็บไฟล์สำรองข้อมูลนั้นไว้ที่ไหน, หากเกิดเหตุที่ต้องกู้คืนข้อมูลเราจะหาไฟล์นั้นไม่เจอ

2. เลือกที่จะเก็บไฟล์สำรองข้อมูลไว้ใน ไดรฟ C: (หรือที่เดียวกับ Windows) ซึ่งหากเกิดเหตุการที่เราเปิดคอมพิวเตอร์ แล้วไม่สามารถ boot เข้า windows ได้เลย เราต้อง format เครืองเพื่อลง windows ใหม่ ไฟล์สำรองข้อมูลที่เราเก็บไว้ใน C: นั้นก็จะหายไปด้วย !!!!

3. เลือกหรือสร้างโฟลเดอร์ Backup เก็บไว้ไดรฟ C: เช่น C:Program Files (x86) แบบนี้ยิ่งมีปัญหา เพราะ ภายใต้ C:Program Files (x86) เราไม่อาจสร้างข้อมูล หรือ สร้างไฟล์ต่าง ๆ ได้ด้วยตัวเอง เพราะเป็นพื้นที่ของโปรแกรมต่าง ๆ ที่รันใน windows ของเรา อาจเกิดปัญหาการสร้างไฟล์ไม่ได้ หรือถึงต่อให้เราตั้งค่า windows ใหม่ให้มีสิทธิ์สร้างไฟล์ได้ แต่การเก็บไฟล์สำคัญเอาไว้ใน C: ก็มีความเสี่ยงที่จะกู้คืนไม่ได้ (หรือทำได้ลำบาก) กรณีที่ windows มีปัญหา

4. เมื่อลง windows ใหม่ กด format ฮาร์ดดิสทั้งหมดทุกไดรฟ ข้อมูลทั้งหมดหาย กรณีนี้ต่อให้แยกลงไดรฟอื่นเรียบร้อยแล้ว ก็ไม่รอด

5. การสำรองข้อมูลที่แยกเก็บใน ไดรฟ D: เป็นเพียงแนวทางขั้นต้นเท่านั้น เพราะถ้าหากกรณีที่ฮาร์ดดิสของคุณเสียหาย ข้อมูลในทุกไดรฟ ก็อาจจะมีปัญหาเช่นกัน



ขั้นตอนการตั้งค่า และ การสำรองข้อมูล มีการกำหนดตั้งแต่ครั้งแรกที่ใช้โปรแกรม ซึ่งเราอาจจะลืมโฟลเดอร์ดังกล่าวไปแล้ว ฉนั้นเรามาทบทวนกันอีกรอบ ตามตัวอย่างและคำอธิบายด้านล่างนี้

หมายเหตุ : โปรแกรมไฮเจีย เน้นแนวทางการทำงานแบบออฟไลน์ ฉนั้นข้อมูลทั้งหมดที่ใช้งานผ่านโปรแกรมจะอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน ทางไฮเจียไม่มีนโยบายแอบดาวน์โหลด หรือ มีการส่งข้อมูลของคุณกลับมาเก็บไว้ที่เซิฟเวอร์ของเรา



การกำหนดโฟลเดอร์เก็บไฟล์
เป็นการกำหนดว่าเมื่อเรากดปุ่มสำรองข้อมูล จะให้เก็บไฟล์นั้นไว้ที่โฟลเดอร์ชื่อว่าอะไร และอยู่ที่ไหนของคอมพิวเตอร์ของเรา

วิธีการตั้งค่าโฟลเดอร์เก็บไฟล์ ให้ไปที่เมนูตั้งค่า -> ตั้งค่าข้อมูลร้าน ตามภาพตัวอย่างด้านล่างนี้



การตั้งค่านี้ หากเราเปิดฟอร์มอย่างอื่นอยู่ จะมีการแจ้งเตือนบอกว่า มีความจำเป็นต้องปิดฟอร์มอื่น ๆ ก่อน กรณีนี้หากเรายังทำงานอื่น ๆ ยังไม่เรียบร้อย หรือ ยังไม่ได้กดบันทึก ให้กดปุ่มยกเลิก ไปก่อน และค่อยกลับมาเข้าฟอร์มตั้งค่าอีกครั้งหนึ่ง

หากกดปุ่มตกลง โปรแกรมจะปิดฟอร์มอื่น ๆ ที่เปิดค้างเอาไว้ให้อัตโนมัติ

จากฟอร์มตั้งค่า ให้เราคลิกที่แท็บ "[ตั้งค่า] การสำรองข้อมูล" ตามภาพด้านล่างนี้

จะเห็นว่ามีปุ่มให้ เลือกโฟลเดอร์ เพื่อกำหนดว่าจะเก็บไฟล์สำรองข้อมูลไว้ที่ไหน


การกำหนดโฟลเดอร์เก็บไฟล์
การเก็บไฟล์ แนะนำว่าให้อยู่ใน ไดรฟ d: หรือ ไดรฟอื่น ๆ ที่เรามีตามที่ต้องการ และควรสร้างโฟลเดอร์ขึ้นมาก่อน เช่นสร้างโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า hygeia_backup ตัวอย่างตามภาพด้านล่างนี้

ห้ามสร้างโฟลเดอร์เก็บไฟล์สำรองข้อมูล ในไดรฟ C:

หากมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ในไดรฟ C: ให้สร้างโฟลเดอร์ไว้ที่ deskop และต้องหมั่น copy ด้วยตัวเองเพื่อนำออกไปเก็บไว้ในที่อื่น ๆ (นอกเครื่อง) เสมอ



กดปุ่ม "เลือกโฟลเดอร์" แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่เราสร้างเอาไว้ ตัวอย่างการเลือกโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า "D: hygeia_backup" ตัวอย่างตามภาพด้านล่างนี้


หลังจากที่เลือกโฟลเดอร์สำหรับเก็บไฟล์สำรองข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เรากด "ปุ่ม บันทึกการตั้งค่า" ก็เป็นการเสร็จสิ้นการตั้งค่าโฟลเดอร์สำรองข้อมูล


หลังการบันทึกการตั้งค่า จะมีข้อความแสดงขึ้นมาแจ้งว่า บันทึกเรียบร้อยแล้ว และหากมีการตั้งค่าอื่น ๆ ด้วยในฟอร์มตั้งค่านี้ ควรปิดโปรแกรมไฮเจีย และ เปิดโปรแกรมใหม่อีกครั้ง เพื่อให้การตั้งค่านั้น ๆ มีผลใช้งานทันที


การสำรองข้อมูล

การสำรองข้อมูลควรทำทุกวัน อย่างน้อยก็คือทุกครั้งที่ปิดโปรแกรม

หรือเมื่อปิดร้านนั้นเอง วิธีการสำรองข้อมูล ทำได้ 2 วิธี โดยเราจะเลือกทำวิธีไหนก็ได้

1. วิธีที่ใช้บ่อยที่สุด คือในทุกครั้งที่เราปิดโปรแกรมไฮเจีย จะมีหน้าต่างแสดงข้อความยืนยันการปิดโปรแกรม ตามภาพด้านล่างนี้

ให้กดปุ่ม "สำรองข้อมูล และ ปิดโปรแกรม" ได้ทันที (ปุ่มสีเขียวใหญ่) ระบบจะทำการสำรองข้อมูล และเก็บไฟล์นั้นที่โฟลเดอร์ตามที่เราตั้งค่าเอาไว้ด้านบน และจะปิดโปรแกรมให้ทันที


2. ระหว่างใช้งานโปรแกรมอยู่ กดสำรองเองก็ได้ ที่เมนูตั้งค่า -> [Backup] สำรองข้อมูล ตามภาพด้านล่างนี้


ฟอร์มการสำรองข้อมูล ตามภาพด้านล่างนี้ ซึ่งในฟอร์มนี้ระบบจะแสดง path ที่เราเคยกำหนดโฟลเดอร์เอาไว้ตามขั้นตอนด้านบน ให้คลิกที่ปุ่ม "สำรองข้อมูล"


ระบบจะเริ่มทำการสำรองข้อมูลโดยมีแทบสถานะ ตามภาพด้านล่างนี้ให้เรารอจนกว่าจะเสร็จสิ้น ก็เป็นอันเรียบร้อย




โฟล์สำรองข้อมูลไฮเจีย เป็นอย่างไร
การสำรองข้อมูล 1 ครั้ง เราจะได้ชุดของโฟลเดอร์การสำรองข้อมูลขึ้นมา 1 ชุด ที่เป็น .BACKUP สมมติว่าใน 1 เดือน 30 วัน เราสำรองข้อมูลทุกวันก็จะมี 30 ชุด ตามตัวอย่างในภาพด้านล่างนี้

ชุดข้อมูลล่าสุด หมายถึง ชุดเพิ่งสำรองข้อมูลครั้งล่าสุด โดยที่เราสามารถลบชุดที่เก่าออกได้เพื่อไม่ให้มีเยอะเกินไป แนะนำให้เก็บ 30 ชุดล่าสุดก็เพียงพอ


ไฟล์สำรองข้อมูล ไม่ควรดับเบิ้ลคลิกเพื่อเปิดเข้าไปแก้ไข ปรับเปลี่ยน หรือ เพิ่มเติมไฟล์ ระบบชุดไฟล์นี้จะเป็นการเรียกคืนผ่านโปรแกรมไฮเจียในเมนูตั้งค่า -> เรียกคืนข้อมูล เท่านั้น

ตัวอย่างไฟล์สำรองข้อมูล


ศึกษาหรือดูขั้นตอนการเรียกคืนข้อมูล

เพื่อเป็นแนวทางหากกรณีที่ต้องใช้ไฟล์สำรองข้อมูล มากู้คืนข้อมูล
กู้คืนข้อมูล (restore) | ทำข้อมูลตั้งต้น

คำถามที่พบบ่อย

Q: ถ้าไม่สำรองข้อมูลจะเป็นอะไรไหม ?
ตอบว่า ไม่เป็นอะไร โปรแกรมก็ยังสามารถทำงานตามปกติ



Q: ติดตั้งโปรแกรมลงไดรฟ D: แล้ว แบบนี้ก็ไม่ต้องสำรองข้อมูลก็ได้ใช่หรือไม่ ?
ตอบว่า ไม่ได้ การติดตั้งโปรแกรมลงไดรฟอื่น ๆ ไม่ใช่การสำรองข้อมูล เพราะฐานข้อมูลจะทำงานใน windows ไม่ใช่ทำงานอยู่ในไดรฟ D: ตามที่ติดตั้ง, การที่เลือกติดตั้งในไดรฟอื่นจึงไม่จำเป็น และ ไม่ควรทำเพราะสร้างความสับสน


Q: ถ้าสำรองข้อมูลแล้วมีความเสี่ยงอื่น ๆ อะไรอีกหรือไม่ ?
ตอบว่า มีครับ หากวันนึงฮาร์ดดิสของเรามีปัญหา เสีย อ่านข้อมูลไม่ได้ เราอาจสูญเสียไฟล์ทั้งหมดที่สำรองเอาไว้

คำแนะนำคือ เราต้องแยกเก็บไฟล์สำรองข้อมูล หรือ copy แยกลงแฟลชไดร์ หรือ ฮาร์ดดิส external หรือ สื่ออื่น ๆ ที่เรามี, นั่นก็คือ ไม่ควรเก็บไฟล์เอาไว้ในที่ที่เดียว (หลักการสำรองข้อมูลนี้ใช้ได้กับทุกไฟล์งานสำคัญของเรา)



กรณีที่ต้องลงวินโดว์ใหม่

ทางเราสรุปแนวทางและขั้นตอนเอาไว้ให้เรียบร้อยแล้ว ลง Windows ใหม่ ต้องทำอะไรกับโปรแกรมไฮเจียบ้าง