การนำเข้าข้อมูลสินค้าด้วยไฟล์ Excel

การนำเข้าข้อมูลสินค้าด้วยไฟล์ Excel

โปรแกรมร้านยาไฮเจีย สามารถใช้นำข้อมูลสินค้าจากไฟล์ Excel เข้าสู่โปรแกรมได้เลย (import) สะดวกและรวดเร็ว เหมาะสำหรับผู้ที่มีรายการสินค้าอยู่แล้ว สามารถนำไฟล์ excel นั้น มาจัดรูปแบบคอลัมน์ ต่าง ๆ ที่ไฮเจียกำหนด


** สำหรับผู้ใช้งานที่ ไม่มี รายการสินค้าของตัวเอง อาจจะใช้เวลาในการทำข้อมูลในไฟล์มากกว่าเดิม แนะนำให้ ทำข้อมูลสินค้าในโปรแกรมจะดีกว่า


** หลังจาก import ข้อมูลเข้าโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว อาจจะต้องทะยอยแก้ไขข้อมูลสินค้าให้ละเอียดขึ้นตามความเหมาะสม เพราะ ข้อมูลใน excel ยังไม่ใช่ทั้งหมดของข้อมูลสินค้า เป็นเพียบข้อมูลเบื้องต้น ที่เพียงพอสำหรับใช้งานขายหน้าร้านได้เลย เท่านั้น, ระบบงานอื่น ๆ ยังต้องลงข้อมูลสินค้าที่ละเอียดมากกว่านี้


ข้อกำหนดของไฟล์ excel ต้องเป็นไปตามนี้

1. นามสกุลของไฟล์ Excel ต้องเป็น .xls | ไฟล์ที่นามสกุล .xlsx ไม่สามารถ import เข้าได้

หากไฟล์ของเราเป็น .xlsx ให้กด save as. หรือ บันทึกเป็น แล้วเลือก format ของไฟล์ ตามตัวอย่างภาพนี้ เพื่อบันทึกใหม่เป็นอีกไฟล์ที่เป็นนามสกุล .xls


2. รูปแบบ ชื่อคอลัมน์ และ ชื่อ Sheet ต้องถูกต้อง

ตามตัวอย่างภาพด้านล่างนี้

✔ แถวที่ 1 ตั้งแต่คอลัมน์ A-G คือ คอลัม จะต้องใช้ชื่อตามที่แสดงในภาพด้านบน

✔ ชื่อ Sheet จะต้องใช้ชื่อว่า Item

ความหมายของแต่ละคอลัมน์
A1 : ชื่อการค้า หมายถึง
ชื่อของสินค้าที่เป็นชื่อการค้า ระบุขนาด รส รูปแบบ ที่ชัดเจนของสินค้านั้น ๆ (ชื่อสินค้าต้องไม่ซ้ำกัน)

B1 : หน่วย หมายถึง
หน่วยขายสินค้าที่เล็กที่สุดที่เราจะขาย เช่น แผง, กล่อง, ชิ้น, อัน เป็นต้น, ระวังในการลงเป็นหน่วยใหญ่ เช่น กล่อง 50 แผง ให้ลงหน่วยเป็น แผง

C1 : ราคาทุนต่อหน่วย หมายถึง
ราคาต้นทุนของสินค้านั้น เป็นราคาทุนต่อหน่วยขายตามช่อง B1

D1 : ราคาขายต่อหน่วย หมายถึง
ราคาขายของสินค้านั้น เป็นราคาขายต่อหน่วยขายตามช่อง B1

E1 : รหัสบาร์โค้ด หมายถึง
บาร์โค้ดของสินค้า (ถ้ามี) ถ้าไม่มีไม่ต้องลงก็ได้ ซึ่งการลงเลขบาร์โค้ดนี้ควรจะเป็นบาร์โค้ดตามหน่วยในช่อง B1

F1 : ราคาขายส่ง หมายถึง
ราคาขายส่ง ต่อหน่วยขายตามช่อง B1 (กรณีถ้าไม่มีราคาส่ง ให้ใส่ 0 ก็ได้)

G1 : จำนวนคงเหลือ หมายถึง
จำนวนคงเหลือตามหน่วยขายตามช่อง B1 ว่า ณ ขณะที่ทำข้อมูลนี้สินค้าตัวนี้มีจำนวนคงเหลือเท่าไร

ข้อควรระวัง เรื่องจำนวนคงเหลือ คือ ในระหว่างทำข้อมูลนี้หากร้านของท่านเปิดขายอยู่ จำนวนคงเหลือที่กรอกลงไปอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับหน้าร้านอาจทำให้เสียเวลาเพิ่มขึ้นในการตามแก้ไขข้อมูลนี้ การนับจำนวนคงเหลือ ควรเป็นขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่ข้อมูลสินค้าทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว แนะนำว่าให้ใส่ 0 ไปก่อน

!!! คำแนะนำเรื่อง คอลัมน์รหัสบาร์โค้ด
เนื่องจากเลขบาร์โค้ดมีได้ถึง 13 หลัก หากเทียบเป็นตัวเลขนั่นคือ หลัก ล้านล้าน ซึ่งอาจเกิดปัญหาในการ import เพราะ จะมีปัญหาในการอ่านค่าตัวเลขหลักล้านล้านของช่องบาร์โค้ดนั้น จะไม่สามารถอ่านค่าได้ และ ถ้า import เข้าไปแล้ว ข้อมูลบาร์โค้ดอาจจะไม่มีข้อมูล

ดังนั้นเราต้องเปลี่ยน รูปแบบเซลล์ ของคอลัมน์ รหัสบาร์โค้ด ก่อนลงข้อมูลในคอลัมน์นี้เสมอ ให้เปลี่ยนเป็น "ข้อความ"

วิธีการคือ ให้คลิกที่หัวคอลัมน์ รหัสบาร์โค้ด เพื่อให้เป็นแถบเทา ๆ ทั้งแถว ตามตัวอย่างในภาพด้านล่าง


จากนั้นให้ "คลิกขวา" ที่หัวคอลัมน์ รหัสบาร์โค้ดอีกรอบ แล้วเลือก "จัดรูปแบบเซลล์"


จากนั้น ทางซ้ายหัวข้อ ประเภท: ให้เลือก "ข้อความ" และกดปุ่ม ตกลง ได้เลย


เพียงเท่านี้คอลัมน์ รหัสบาร์โค้ด ก็จะเป็นข้อความเรียบร้อยแล้ว ให้เริ่มลงข้อมูลบาร์โค้ดลงในช่องนี้ได้เลย


ตัวอย่าง รหัสบาร์โค้ด ที่รูปแบบผิด / หรือยังไม่ได้เปลี่ยนรูปแบบเซลล์เป็น "ข้อความ"
หรือลงข้อมูลไปแล้ว และรูปแบบเซลล์ จากตัวเลข และ เปลี่ยนมาเป็นข้อความ ทีหลัง

จะขึ้นในรูปแบบตามภาพด้านล่างนี้ เพราะ excel เอง ก็ไม่สามารถเปลี่ยนรูปแบบได้เช่นกัน จากตัวเลขที่เยอะเกินไป จะทำให้คำนวนผิดพลาด


แต่ excel ก็มีวิธีที่จะแก้ไขรูปแบบเซลล์ที่ผิดนั้นได้

ให้ลองคลิกที่ช่องที่มีปัญหา และสังเกตุที่แทบสูตร เราจะเห็นเป็นข้อความตัวเลขปกติ 13 หลัก ตามภาพด้านล่างนี้


ให้ลอง ดับเบิ้ล ที่ช่องนั้น ๆ อีกครั้ง excel จะสลับจาก 8.850E+12 เป็น 8850583578316 ให้ทันที อาจจะต้องทำกับทุกช่องที่มีบาร์โค้ด



หลังจากทำข้อมูลในไฟล์ excel เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ นำไฟล์นั้น นำเข้า (import) สู่โปรแกรมไฮเจีย


ต้องติดตั้ง AccessDatabaseEngine เสมอ
โปรแกรมดังกล่าวเป็นของ microsoft สำหรับให้โปรแกรมสามารถอ่านไฟล์ excel ได้ โดยให้ดาวน์โหลดไฟล์ไปติดตั้ง (install) ก่อนเริ่มดำเนินการ

ดาวน์โหลดได้ที่ --> ดาวน์โหลด AccessDatabaseEngine.exe

วิธีการดาวน์โหลด และ ติดตั้ง AccessDatbaseEngine





เริ่มขั้นตอนการนำเข้าข้อมูล

คลิปตัวอย่างการนำเข้า 10,000 รายการ ภายในไม่กี่นาที



สามารถทำได้เลยในโปรแกรมไฮเจีย คลิกที่เมนูตั้งค่า ตามภาพด้านล่างนี้



1. เลือกไฟล์ MS Excel เพื่อเปิดไฟล์ที่เราทำเรียบร้อยแล้ว (ให้ปิดไฟล์ Excel ด้วย)


2. ระบบจะดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel ที่เราทำ ขั้นตอนตรงนี้จะใช้เวลาสักระยะหนึ่ง


จากภาพด้านบนที่ดึงรายการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงจำนวนรายการสินค้าที่อ่านได้ว่ามีกี่รายการ เช่นตัวอย่างจากภาพคือ จำนวน 9 รายการ

หากมีรายการที่ไม่สมบูรณ์
เราควรกลับไปแก้ไขที่ไฟล์ Excel ให้เรียบร้อยถูกต้อง 100% เสียก่อน แล้วกลับมาดึงข้อมูลจากไฟล์ใหม่อีกครั้ง เพื่อให้ข้อมูลสมบูรณ์ทั้งหมดทุกรายการ


3. เมื่อตรวจสอบรายการเรียบร้อยแล้ว ให้ปุ่ม "ยืนยันการนำเข้าข้อมูล"


4. ระบบจะแสดงหน้าต่างสรุปรายการที่จะนำเข้าหากยืนยันให้กดปุ่ม "ยืนยันการนำเข้าข้อมูล"


ระบบจะให้ยืนยันอีกครั้ง เพิ่มความมั่นใจในการ ให้กดปุ่ม "ยืนยันการนำเข้าข้อมูล"



5. ระบบจะเริ่มดำเนินการนำข้อมูลสินค้าในไฟล์ Excel เข้าสู่ระบบ ขั้นตอนนี้อาจจะใช้เวลาหลายสิบนาที จนอาจถึง หลักชั่วโมง

ตามจำนวนสินค้าในไฟล์ Excel ที่เราทำ ให้เรารอจนกว่าระบบจะขึ้นว่านำเข้าเสร็จสมบูรณ์

*** ควรงดทำอย่างอื่นในระหว่างที่โปรแกรมกำลังดึงข้อมูลจากไฟล์ excel เข้าสู่ระบบ

หากทุกรายการมีการระบุจำนวนคงเหลือด้วย โปรแกรมต้องคำนวณเรื่องล๊อต และ ราคาทุน และมีการสร้างข้อมูลเกี่ยวกับสต๊อกใหม่ทั้งหมด ดังนั้นจะใช้เวลาในการ import มากกว่ารายการที่ไม่มีจำนวนคงเหลือ ดังนั้นโปรดรอให้โปรแกรมประมวลผลข้อมูล และ งดทำอย่างอื่นในคอมพิวเตอร์ในระหว่างนี้เด็ดขาด


6. หลังจากที่รอจนระบบนำเข้าข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแจ้งข้อความว่า "นำข้อมูลสินค้าเข้าสำเร็จ" ตามภาพด้านล่างนี้ เป็นอันเสร็จขั้นตอน


จากนั้นระบบจะเปิดฟอร์มรายการสินค้า เพื่อให้ตรวจสอบ สร้างใหม่ หรือ แก้ไขข้อมูลสินค้าให้ละเอียดยิ่งขึ้น




หลังนำเข้าข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

ให้เริ่มการใช้งานขายหน้าร้านได้เลย

คำแนะนำ | ฟอร์มขายสินค้า เบื้องต้น

โปรแกรมสามารถบันทึกการขายได้ โดยที่ไม่ต้องมีสต๊อก หรือ จำนวนคงเหลือ, เพราะ เราอาจจะไม่สามารถในการนับสต๊อกให้เสร็จทีเดียวทั้งร้านให้เสร็จก่อนแล้วค่อยทำขายจริง ฉนั้น เมื่อรายการสินค้าครบ ราคาขายพร้อม เรียบร้อยแล้ว ให้ทำขายได้เลย เพื่อให้คุ้นชินกับโปรแกรม


จากนั้นค่อยเริ่มทะยอยทำสต๊อก มีคำแนะนำเรื่องสต๊อกดังนี้

สำหรับสต๊อกเดิมที่มีอยู่แล้วในร้าน แนะนำให้ "ปรับสต๊อกด่วน" เน้นเร็ว
คำแนะนำ | ปรับสต๊อกด่วน

หากต้องการลงสต๊อกเต็มรูปแบบ ให้ใช้วิธี รับสินค้า หรือ ยาที่สั่งซื้อเข้ามาพอดี
คำแนะนำ | ทำรับสินค้า

เราสามารถแก้ไขข้อมูล ล๊อต ย้อนหลังได้ เช่น แก้ไขเลขที่ล๊อต วันผลิต วันหมดอายุ
คำแนะนำ | ล๊อตสินค้า



ทะยอยปรับปรุงข้อมูลสินค้า ให้ละเอียดยิ่งขึ้น
เพราะ excel ไม่ใช่ทั้งหมดของข้อมูลสินค้า ยังมีรายละเอียดที่อาจจะเพิ่มเติมลงไปได้อีก

สามารถทำที่ฟอร์มรายการสินค้า ในเมนูสินค้า อ่านคำแนะนำ | การจัดการข้อมูลสินค้าในโปรแกรม