กำหนดจุดสั่งซื้อ เพื่อเตรียมรายการซื้อยา เพียงไม่กี่คลิก

กำหนดจุดสั่งซื้อ เพื่อเตรียมรายการซื้อยา เพียงไม่กี่คลิก

จุดสั่งซื้ออาจจะเปรียบได้กับ จำนวนสินค้าคงเหลือต่ำสุด (Min Stock) ที่เราต้องการกำหนดจุดไว้เพื่อตรวจสอบว่า ณ ขณะนี้มีสินค้ากี่รายการที่จำนวนคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อบ้าง ส่วนจำนวนสูงสุดที่ต้องการมี อาจจะเปรียบได้กับจำนวนที่เราพอใจว่าสินค้าตัวนี้อย่างน้อยที่สุดควรจะต้องมีเท่าไรในร้านเรา (Max Stock)

การกำหนดจุดสั่งซื้อ และ จำนวนสูงสุดที่ต้องการมี สามารถระบุตัวเลขได้ด้วยตัวเองที่ฟอร์มรายการสินค้าได้เลย จากตัวอย่างภาพด้านล่างนี้


จะขออธิบายและยกตัวอย่างตามภาพประกอบ ตัวอย่างในภาพด้านบนคือ สินค้าทดสอบ 001 หน่วยขายคือ แผง

➡ ระบุจุดสั่งซื้อ = 3 แผง
➡ จำนวนสูงสุดที่ต้องการมี = 12 แผง
➡ ปัจจุบันสินค้านี้มียอดคงเหลือ = 12 แผง (จะมาจากการรับสินค้าเข้า หรือ ปรับสต๊อกด่วนก็ได้)

จากตัวเลขดังกล่าวคือ จำนวนคงเหลือ 12 แผง มี จุดสั่งซื้อ 3 แผง ดังนั้นสินค้าทดสอบ 001 นี้จะยังไม่แสดงในรายงานสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อเพราะ 12 > 3 นั่นเอง จนกว่าสินค้าทดสอบ 001 จะถูกขายออก ไปเรื่อย ๆ จนยอดคงเหลือในสต๊อก ต่ำกว่า 3 ระบบจะทำการแจ้งเตือนและแสดงในรายงานยอดสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ ซึ่งจะอธิบายทุกอย่างตามขั้นตอนต่อไปด้านล่างนี้

การเปิดฟอร์มรายงานยอดสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ

สามารถเปิดได้ทั้ง 2 แบบ คือ 1. เปิดเองที่เมนูรายงาน ตามภาพต่อไปนี้


2. มีอยู่ในศูนย์การแจ้งเตือน ตามภาพต่อไปนี้ ศูนย์การแจ้งเตือนนี้หากมีข้อมูลที่ต้องเตือนจะแสดงบอกให้รับทราบตั้งแต่เปิดโปรแกรมครั้งแรกของวัน


ฟอร์มรายงานยอดสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อหน้าตาจะเป็นแบบนี้

ซึ่งจะคล้ายกับรายงานตัวอื่น ๆ ด้านบนคือส่วนของเงื่อนไขการสืบค้น กรณีที่มีการใช้งานจริง มีการกำหนดจุดสั่งซื้อให้กับสินค้าหลายพันรายการ หน้ารายงานนี้จะแสดงข้อมูลที่เยอะมาก ดังนั้นจึงต้องมีส่วนของการช่วยสืบค้นเพื่อหาสินค้าที่เราต้องการดู

สามารถสืบค้นด้วยเงื่อนไขต่าง ๆ ต่อไปนี้ ตามความต้องการของเรา
ผู้จำหน่ายที่ซื้อมา : กรณีที่มีการระบุข้อมูลผู้จำหน่ายที่ตัวสินค้า (แท็บข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อบอกว่าสินค้านี้เราจะซื้อกับผู้จำหน่ายรายนี้) เพื่อต้องการดูว่าสินค้าที่เราผูกกับผู้จำหน่ายรายนั้น ๆ ไว้มีรายการสินค้ากี่รายการที่มียอดคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ

ชื่อชั้นวางสินค้า : สำหรับกรณีที่เราผูกสินค้ากับชั้นวางเอาไว้ เพื่อเป็นการดูว่าชั้นวางนี้มีสินค้าที่รายการสินค้ากี่รายการที่มียอดคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ

ประเภทสินค้า : สำหรับการณีที่เรามีการแบ่งประเภทสินค้าออกเป็นประเภทต่าง ๆ ตามที่เรากำหนดเอง ก็สามารถตรวจสอบรายการที่มียอดคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อแยกตามประเภทสินค้าที่เราต้องการดูได้

การระบุเงื่อนไขการสืนค้น ระบุได้ตามความเหมาะสม หรือไม่ระบุเลยก็ได้ โปรแกรมจะดึงรายการที่มียอดคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อทั้งหมดมาแสดง หลังการระบุเงื่อนไขการสืบค้นเรียบร้อยแล้วอย่าลืมคลิกที่ปุ่ม "ดึงข้อมูล" ด้วยเสมอ (เป็นแบบนี้ทุกรายงาน หรือ ทุกฟอร์มที่ต้องการสืบค้นข้อมูล)

จากภาพตัวอย่างฟอร์มจะเห็นว่าไม่มีรายการสินค้าใด ๆ แสดงอยู่เลย เนื่องจากตัวอย่างที่เราทดสอบยังมียอดคงเหลือ มากกว่า จุดสั่งซื้อนั่นเอง

ทดสอบขายออกเพื่อให้เห็นภาพการทำงานจริง

ทดลองขายสินค้าทดสอบ 001 จำนวน 10 แผง ตามภาพด้านล่างนี้


กลับไปตรวจสอบจำนวนคงเหลือของสินค้าทดสอบ 001 ตามภาพด้านล่างนี้

ก็จะพบว่ายอดคงเหลือ = 2 แผง ซึ่งจะเข้าเงื่อนไขต่ำกว่าจุดสั่งซื้อแล้ว 2 < 3 นั่นอาจจะหมายถึงว่าสินค้ารายการนี้ควรจะต้องสั่งซื้อเข้ามาได้แล้ว

จากตัวอย่างทดสอบขายนี้เป็นเพียงการแสดงให้เห็นว่า หากเราขายออกแล้วจำนวนสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อเป็นอย่างไร ซึ่งในการใช้งานจริงให้ปล่อยไปตามหน้าร้านที่มีการรับเข้า ขายออก ตามปกติ

กลับมาดูรายงานยอดคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ

จะพบว่าตอนนี้มีการแสดงขึ้นมาแล้ว 1 รายการที่ทดสอบเป็นตัวอย่าง ตามภาพด้านล่างนี้


การใช้งานจริงเราจะเห็นรายงานตัวนี้มีรายการแสดงหลายร้อยรายการ ตามเงื่อนไข จำนวนสินค้าคงเหลือน้อยกว่าจุดสั่งซื้อ เราสามารถใช้รายการเหล่านี้เป็นตัวช่วยตัดสินใจในการสั่งยาเข้าร้าน หรือ จะคลิกที่ปุ่ม "ส่งออกเป็นไฟล์ Excel" ก็ได้จากมุมล่างซ้ายมือของรายงานตัวนี้ก็ได้

ลองใช้ฟอร์มใบสั่งซื้อ (PO) เพื่อทำรายการสั่งซื้อ

วิธีการเปิดฟอร์มมีแค่วิธีเดียวคือ ไปที่เมนูระบบจัดซื้อ ตามภาพด้านล่างนี้


ตัวอย่างหน้าตาของฟอร์มใบสั่งซื้อจะเป็นประมาณนี้ คล้ายกับฟอร์มรับสินค้า


รูปแบบการใช้งานฟอร์มสั่งซื้อจะคล้ายกับฟอร์มรับสินค้าเกือบทั้งหมด แต่จะไม่มีการคีย์ล๊อตสินค้า และการบันทึกข้อมูลใบสั่งซื้อนี้จะไม่มีผลใด ๆ ต่อระบบสต๊อก เป็นเพียงการเตรียมรายการสินค้าเพื่อเตรียมสั่งซื้อเข้าร้านเท่านั้น เราสามารถลงรายละเอียด และ รายการสินค้าที่จะสั่งยาได้ด้วยตัวเองแบบอิสระ

หรือ จากข้อมูลสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อนั้นเราสามารถให้ใบสั่งซื้อนี้ช่วยแสดงรายการสินค้าเหล่านั้นให้ก็ได้ สังเกตุที่มุมบนขวาของฟอร์มใบสั่งซื้อมีปุ่ม "สร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติ" ตามภาพด้านล่างนี้


จากภาพจะเห็นว่ามีตัวเลือกการสร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติมากมาย ซึ่งทุกการสร้างอัตโนมัติจะอ้างอิงการเงื่อนไขยอดสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อทั้งหมด

แยกตามผู้จำหน่ายที่ซื้อมา : คือดึงรายการสินค้าตามผู้จำหน่ายที่เราต้องการ (ตามที่ระบุไว้ในแท็บข้อมูลเพิ่มเติมของสินค้า) สำหรับเป็นการเฉพาะเจาะจงไปเลยว่าเรากำลังจะสั่งซื้อยากับผู้จำหน่ายรายนี้เท่านั้น

แยกตามผู้จำหน่ายที่ซื้อมาในราคาต่ำที่สุด : อันนี้ระบบจะคำนวณหาอัตโนมัติจากประวัติการรับสินค้าจะการซื้อ ในรอบ 3-6 เดือนว่าสินค้านั้น ๆ เคยได้ราคาต่ำสุดมาจากใคร

แยกตามจำนวนที่ขายไป ในช่วงเวลาที่ต้องการ : อันนี้ไม่ได้สนใจผู้จำหน่าย แต่สนใจว่าช่วงเวลาที่ต้องการ เช่น สัปดาห์ที่แล้วเราขายอะไรไปบ้าง ขายไปเท่าไร ระบบจะดึงรายการตามที่ขายไปของช่วงเวลานั้นมาแสดงเพื่อที่จะซื้อคืนกลับมาเท่าเดิม อันนี้เหมาะมากสำหรับร้านใหม่ที่กำลังสั่งยาเข้าร้านมาเติมของเดิมที่ขายไป

แยกตามประเภทสินค้า : อันนี้ระบบจะดึงรายการสินค้าตามประเภทสินค้าที่เรากำหนดไว้

ดึงสินค้าทั้งหมด : อันนี้ระบบจะดึงสินค้าทุกรายการที่เข้าเงื่อนไขยอดสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ

ทดลองเลือก ดึงสินค้าทั้งหมด แล้วจะมาระบุผู้จำหน่ายเอง จากภาพด้านล่างนี้จะมีการให้ยืนยันการดึงสินค้าทั้งหมด


ให้คลิกที่ปุ่ม "ตกลง" เพื่อยืนยันการดึงสินค้าทั้งหมด ที่มียอดคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ จากนั้นให้รอสักครู่หนึ่งไม่นานมากตามจำนวนสินค้าของเราว่า ณ ขณะนั้นมีกี่รายการ บ้างทีก็มีหลักร้อยรายการ แต่ปกติจะใช้เวลาไม่กี่วินาทีในการดึงรายการ

หลังจากระบบดึงรายการให้เรียบร้อยแล้วจะแสดงหน้าจอบอกให้ทราบ ตามภาพด้านล่างนี้


จากนั้นให้เราระบุผู้จำหน่ายที่เราต้องการจะซื้อยาเข้าร้านตามปกติ


ลองคลิกที่แท็บ "รายการสั่งซื้อสินค้า [2]" ตามภาพด้านล่างนี้

จะเห็นว่าจากที่เราคลิกให้ดึงข้อมูลทั้งหมดอัตโนมัติ ระบบจะลงรายการสินค้าตามเงื่อนไขสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อให้เรียบร้อยแล้ว เราสามารถปรับจำนวน หรือ เพิ่มลดรายการสินค้าตามที่เราต้องการ หรือ ดูยอดราคารวมก่อนตัดสินใจสั่งซื้อก็ได้

ในความเป็นจริงหลังการสร้างใบสินค้าอัตโนมัติอาจจะมีรายการเกิดขึ้นหลายสิบ จนหลักร้อยรายการ ในแต่ละรอบการสั่งซื้อก็ได้ การสร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัตินี้ก็ช่วยสร้างความสะดวกในการซื้อยากลับเข้าร้านอย่างเป็นระบบ

ให้เรากดปุ่มบันทึกข้อมูล F3 แล้วก็สามารถสั่งพิมพ์ใบสั่งซื้อออกมาก็ได้ด้วย ตามภาพด้านล่างนี้


การสั่งพิมพ์ใบสั่งซื้อก็พิมพ์ได้หลายแบบ จะมีราคาทุน หรือ ไม่มีราคาทุน หรือ พิมพ์แบบประหยัดกระดาษคือเน้นแค่รายการสินค้า ไม่ได้เน้นแบบฟอร์มใบสั่งซื้อมากนัก ตัวอย่างใบสั่งซื้อก่อนสั่งพิมพ์ ตามภาพด้านล่างนี้


หากเราใช้ Windows 10 ที่มีเครื่องพิมพ์ที่ชื่อว่า Microsoft Print to PDF เราสามารถสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์นั้นก็ได้ สิ่งที่จะได้ก็คือ ไฟล์ PDF เราสามารถเอาไฟล์นั้นส่งต่อทาง LINE หรือ Email ไปยังผู้จำหน่ายที่เราจะสั่งยาด้วย เพื่อให้เขาจัดเตรียมยาตามที่เราต้องการได้เลย

สั่งซื้อไปแล้ว ยามาส่งแล้ว ทำรับสินค้าจากใบสั่งซื้อเลยก็ได้

จากที่แนะนำเรื่องจุดสั่งซื้อ การสร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติไปแล้ว ทีนี้เมื่อถึงเวลายามาส่ง ปกติเราก็ต้องทำการรับสินค้าเข้าจากการซื้อตามปกติ แต่กรณีที่เราสร้างใบสั่งซื้อไว้ก่อนแล้ว เราสามารถให้โปรแกรมดึงรายการสั่งซื้อใบนั้น ๆ ไปสร้างเป็นการรับสินค้าให้ได้เลย

อันดับแรกเราต้องสืบค้นใบสั่งซื้อสินค้าใบนั้นก่อน ว่าเราเคยทำสั่งซื้อใบไหนไป ตามภาพด้านล่างนี้

ตามขั้นตอนเดิมของโปรแกรมในการสืบค้นข้อมูลเดิมเพื่อแก้ไข ให้เราคลิกที่ท้ายรายการใบสั่งซื้อสินค้านั้น ๆ ที่ต้องการ คลิกที่ปุ่ม "แก้ไขข้อมูล"

ระบบก็จะดึงรายละเอียดใบสั่งซื้อสินค้าที่เราเลือกนั้น ๆ ออกมาแสดงให้ตามภาพด้านล่างนี้ (ขั้นตอนนี้เหมือนกับขั้นตอนอื่น ๆ ในการจัดการข้อมูล กรณีที่สืบค้นข้อมูลเดิมเพื่อดูรายละเอียด หรือ แก้ไข) ให้สังเกตุว่ามีปุ่มใหญ่เขียนว่า "นำข้อมูลของการสั่งซื้อนี้ ไปสร้างเป็นการรับสินค้า" ให้เราคลิกที่ปุ่มนั้นได้เลย


ให้เรารอสักครู่หนึ่ง จนโปรแกรมเปิดฟอร์มรับสินค้าขึ้นมาใหม่ จะมีหน้าต่างแจ้งเตือนดังภาพด้านล่างนี้ว่าลงรายการสินค้าให้เรียบร้อยแล้ว


จากนั้นหน้าที่ของเราก็คือตามขั้นตอนการรับสินค้าปกติ ก็คือ ตรวจสอบราคาทุนที่ได้มาจริง ตรวจสอบจำนวนที่ได้มา และการระบุล๊อตสินค้าเพิ่มเติมตามความเหมาะสม ตามบิลใบเสร็จที่เราซื้อยาเข้าร้านจริง ๆ


ตัวอย่างรายการรับสินค้าที่ระบบดึงมาอัตโนมัติจากใบสั่งซื้อ


แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องตามบิลใบเสร็จที่เราซื้อมาให้เรียบร้อย แล้วกดปุ่มบันทึก F3 การรับสินค้าตามปกติ ก็เป็นอันเสร็จสิ้น



สำหรับใครที่ยังไม่เคยทำรับสินค้า ให้อ่านคำแนะนำการใช้งานฟอร์มรับสินค้าจากการซื้อ คลิกที่นี่ได้เลย

 









 

คำแนะนำอื่นที่ถูกเรียกดูบ่อย