จัดการ ข้อมูลพนักงาน (user) | สิทธิ์การใช้โปรแกรม

จัดการ ข้อมูลพนักงาน (user) | สิทธิ์การใช้โปรแกรม

ฟอร์มนี้สำหรับการจัดการข้อมูลพนักงานทั้งหมดในโปรแกรมไฮเจีย เปรียบเสมือนเป็นการสร้าง User สำหรับการเข้าสู่ระบบไฮเจีย เพื่อบอกว่าใครเป็นผู้เข้าใช้งาน และ ใช้งานอะไรบ้างในโปรแกรม เช่น พนักงาน A เข้าสู่ระบบทำขายสินค้า, พนักงาน B เข้าสู่ระบบเข้ามาทำรับสินค้าจากการซื้อ ซึ่งการใช้พนักงานเข้าสู่ระบบ แทนชื่อ admin เราสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ทั้งหมดว่า ใครทำอะไร เมื่อไร และ ทำอะไรไปบ้าง

►  วิธีการเปิดฟอร์ม


ในเมนูระบบบุคคล



►  เริ่มต้นการใช้งาน

หลังจากเปิดฟอร์มพนักงานแล้ว ดังภาพด้านล่างนี้ สังเหตุว่าฟอร์มประเภทจัดการข้อมูลนี้เมื่อเปิดฟอร์มมาจะอยู่ที่ "แท็บค้นหาข้อมูลเดิม" เพื่อค้นหาข้อมูลพนักงานที่มีอยู่ในระบบขึ้นมาเพื่อแก้ไข

แต่จากภาพด้านล่างนี้สำหรับผู้เริ่มต้นใช้งานจะเห็นว่าไม่มีรายการพนักงานในตารางรายการเลย ดังนั้นให้เรากดปุ่ม "[F1] สร้างใหม่" เพื่อเริ่มต้นการสร้างข้อมูลพนักงาน




จากภาพด้านล่างนี้จะเห็นว่าโปรแกรมจะสลับมาอยู่ที่ "แท็บรายละเอียดพนักงาน" เพื่อเริ่มต้นสำหรับการลงข้อมูลรายละเอียดได้เต็มรูปแบบของพนักงานที่จะเข้าใช้งานโปรแกรมไฮเจีย




ตัวอย่างการกรอกข้อมูล โปรแกรมไฮเจียฯ จะมีรูปแบบการกรอกข้อมูลที่เหมือนกันทั้งโปรแกรม จากความหมายของสีช่องกรอกข้อมูล โดยที่
1. ช่องสีส้ม หมายถึง ช่องที่ระบบจะคำนวณค่าต่าง ๆ ให้อัตโนมัติ เราไม่สามารถกรอกได้ด้วยตัวเอง
2. ช่องสีฟ้า หมายถึง ช่องที่บังคับกรอกข้อมูลของฟอร์มนั้น ๆ หากไม่กรอกข้อมูลลงช่องนี้ จะไม่สามารถบันทึกข้อมูลได้
3. ช่องสีขาว หมายถึง ช่องปกติ ที่ไม่มีการบังคับให้ลงข้อมูล

โดยที่จะเริ่มต้นที่แท็บย่อย ที่ชื่อว่า "แท็บรายละเอียดพนักงาน"

►  แท็บย่อย "แท็บรายละเอียดพนักงาน"


จากภาพด้านล่างนี้ ให้เรากรอกข้อมูลตามที่เราต้องการลงไปตามช่องได้เลย, ที่สำคัญคือการกำหนดชื่อผู้ใช้ หรือ Username ที่เราจะใช้ในการเข้าสู่ระบบไฮเจีย ควรเป็นใช้ชื่อภาษาอังกฤษ a-z A-Z ผสมตัวเลขได้ 0-9 แต่ไม่ควรมีอักขระพิเศษเช่น ! @ # $ % ^ & * ( ) เป็นต้น



►  แท็บย่อย "แท็บข้อมูลส่วนตัวอื่น ๆ"

แท๊บนี้เป็นการบันทึกข้อมูลอื่น ๆ ทั่วไปของพนักงานเช่น เลขที่บัตรประชาชน, ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เราสามารถลงข้อมูลได้ตามความเหมาะสม หรือจะไม่ลงก็ได้ (ช่องสีขาว ไม่บังคับการกรอกข้อมูล)





►  แท็บย่อย "แท็บ *** สิทธิการใช้งานโปรแกรม ***"

แท็บนี้สำคัญเพราะเราต้องกำหนดสิทธิการใช้งานให้กับพนักงานด้วย ว่าเขามีสิทธิเข้าถึงข้อมูลระบบใดบ้างในโปรแกรม



การกำหนดสิทธิจะเริ่มที่การกำหนด "การเข้าถึง" โดยที่จะแยกตามเมนูของโปรแกรม เช่น "ระบบขาย" หากต้องการให้พนักงานคนนี้มีสิทธิเกียวกับงานขาย ก็ให้ติ๊กที่ "ระบบขาย" ตามภาพด้านล่าง หรือ หากเราต้องการให้พนักงานคนนี้เข้าถึงงานจัดซื้อ เช่น ทำรับสินค้าได้ ก็ให้ติ๊กที่ "ระบบจัดซื้อ" เป็นต้น



ถัดมาส่วนของ "สิทธิอื่น ๆ ของพนักงาน" ตามภาพด้านล่างนี้ เช่น




หากต้องการให้พนักงานคนนี้มีสิทธิการให้ส่วนลดได้ ก็ให้ติ๊กว่า "สามารถให้ส่วนลดการขายได้"

หากต้องการให้แสดงยอดขายรวม ที่ฟอร์มพนักงาน ก็ให้ติ๊กว่า "แสดงยอดขายรวมที่ ฟอร์มขายสินค้า" โดยที่ยอดรวมดังกล่าวจะแสดงยอดรวมเฉพาะพนักงานเท่านั้น แต่ถ้าหากต้องการให้โชว์ยอดรวมทั้งหมดของทุกคน ก็ให้ติ๊กที่ "เห็นยอดขายรวมทั้งหมดที่ ฟอร์มขายสินค้า" เป็นต้น

ถัดมาคือส่วนของ "สิทธิของผู้จัดการร้าน" สิทธินี้จะทำให้พนักงานคนนี้มีสิทธิเทียบเท่า admin มีสิทธิเข้าถึงได้ทุกเมนูในโปรแกรม หากเจ้าของร้านต้องการสร้างพนักงานเป็นชื่อตัวเองเพื่อเข้าใช้งานควรติ๊กที่ช่อง "เป็นผู้จัดการร้าน" ด้วยเสมอ



สถานะอื่น ๆ ยังไม่มีผลต่อสิทธิการใช้งานใดๆ ในโปรแกรม เป็นเพียงการบันทึกข้อมูลเท่านั้น



►  ตัวอย่างกำหนดสิทธิให้ พนักงานขาย

ตัวอย่างตามภาพด้านล่างนี้ เรากำลังกำหนดสิทธิให้พนักงานคนนี้ ขายสินค้าหน้าร้านอย่างเดียว ไม่มีสิทธิเข้าใช้งานระบบอื่น ๆ ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลสินค้าได้, เช็คสต๊อกในระดับล๊อตไม่ได้, ดูรายงานไม่ได้, ตั้งค่าโปรแกรมอื่น ๆ ไม่ได้

จะเห็นว่าส่วนของ "การเข้าถึง" ติ๊กแค่ "ระบบขาย" อย่างเดียว และ "สิทธิอื่น ๆ" การให้ส่วนลด หรือ การเห็นยอดรวม ตามความเหมาะสมของเรา



►  ตัวอย่างกำหนดสิทธิให้ เจ้าของร้าน

จะเห็นว่าส่วนของ "การเข้าถึง" ไม่ได้ติ๊กช่องใดๆ เลย ให้เราไปติ๊ก "เป็นผู้จัดการร้าน" ในส่วนของสิทธิผู้จัดการร้านก็เพียงพอแล้ว เพราะผู้จัดการร้านคือ admin ที่สามารถใช้งานได้ทุกระบบในโปรแกรม แต่ส่วนของ "สิทธิอื่นๆ ของพนักงาน" ยังต้องกำหนดด้วย เช่น ยังมีบางเหตุผลที่เราไม่ต้องการให้โชว์ยอดรวมที่ฟอร์มขาย เป็นต้น



►  การบันทึกข้อมูล

หลังจากที่ลงข้อมูลเรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นการสร้างใหม่ หรือ แก้ไขข้อมูล เราจะต้องกดปุ่ม​ "[F3] บันทึก" ด้วยเสมอ เป็นการจบข้้นตอนการข้อมูลพนักงาน


หากการบันทึกนี้เป็นการสร้างข้อมูลพนักงานใหม่ หลังจากกดบันทึกระบบจะแสดง dialog สำหรับการกำหนดรหัสผ่าน ให้ทันทีสำหรับการเข้าสู่ระบบของพนักงานคนนี้ ให้เรากำหนดรหัสผ่านตามที่ต้องการ และ กด "ปุ่มตกลง" ได้เลย


►  หลังการบันทึกข้อมูล

จากภาพด้านล่างระบบจะสร้างรหัสพนักงาน และ แสดงรายละเอียดส่วนหัว แสดงว่าพนักงานนี้อยู่ในระบบเรียบร้อยแล้วสามารถ เข้าสู่ระบบตามข้อมูลที่กำหนดไว้ได้เลย


► การเข้าสู่ระบบด้วยพนักงาน

จากที่เราสร้างพนักงานเรียบร้อยแล้ว ให้เรานำชื่อผู้ใช้ หรือ Username และ กรอกรหัสผ่านตามที่กำหนดไว้ได้ทันที


เมื่อเข้าสู่ระบบสำเร็จ จะสังเกตุว่าโปรแกรมแสดงการเข้าสู่ระบบโดยใครที่แถบสถานะด้านล่างมุมซ้ายของโปรแกรม ดังภาพด้านล่างนี้


► การสืบค้นข้อมูลสินค้า เพื่อแก้ไขข้อมูล

ให้เราสลับแท็บมาที่ "แท็บค้นหาข้อมูลเดิม" ตามภาพด้านล่างนี้ แท็บนี้จะแสดงรายการพนักงานทั้งหมดที่เคยสร้าง เราสามารถกด "ปุ่มแก้ไขข้อมูล" ที่ท้ายรายการพนักงานนั้น ๆ ตามที่เราต้องการแก้ไขได้เลย หรือ สามารถระบุเงื่อนไขในการค้นหาพนักงานก็ได้ตามภาพ แล้วคลิกที่ "ปุ่มค้นหา" กรณีที่มีพนักงานหลายคน



หลังจากที่กด "ปุ่มแก้ไขข้อมูล" แล้ว ระบบจะสลับแท็บมาอยู่ที่ "แท็บรายละเอียดพนักงาน" และลงรายละเอียดข้อมูลให้ตามที่เคยบันทึกไว้ เราสามารถแก้ไขข้อมูลได้ทุกช่อง ตามที่เราเคยทำไว้ได้ทั้งหมด และหลังจากแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด "ปุ่มบันทึกข้อมูล" อีกครั้งนึงเพื่อเป็นการยืนยันการบันทึกข้อมูล


► การเปลี่ยนรหัสผ่านของพนักงาน

ให้เรากดแก้ไขข้อมูลพนักงานคนที่เราต้องการเปลี่ยนรหัสผ่าน และคลิกที่ "ปุ่มกำหนดรหัสผ่าน" ปุ่มนี้อยู่ที่มุมบนขวาของฟอร์มพนักงาน ตามภาพด้านล่างนี้


ระบบจะแสดง dialog กำหนดรหัสผ่านขึ้นมา เราสามารถเปลี่ยนรหัสผ่านของพนักงานได้ทันที

สิทธิการเปลี่ยนรหัสพนักงานนี้เฉพาะพนักงานที่เข้าสู่ระบบบุคคลได้ และ พนักงานคนนั้นจะแก้ไขข้อมูลของตัวเองได้เท่านั้น ไม่สามารถกำหนดรหัสผ่านให้พนักงานคนอื่นได้ ยกเว้นพนักงานที่เป็นผู้จัดการร้านสามารถแก้ไขข้อมูลพนักงานได้ทุกคน


หลังจากเปลี่ยนรหัสผ่านตามต้องการเรียบร้อยแล้วให้กด "ปุ่มตกลง" ระบบจะแสดง dialog เล็กๆว่า "เปลี่ยนรหัสผ่านเรียบร้อยแล้ว" ก็เป็นการจบขั้นตอน