การจัดการข้อมูลสินค้าในโปรแกรม

การจัดการข้อมูลสินค้าในโปรแกรม

ฟอร์มนี้สำหรับการจัดการข้อมูลสินค้าทั้งหมดในโปรแกรมไฮเจีย ไม่ว่าจะเป็น ชื่อสินค้า ประเภทสินค้า ราคาทุน ราคาขาย เลขบาร์โค้ด และ ข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของสินค้า รวมไปถึงการกำหนดข้อมูลยาให้กับสินค้าด้วย เปรียบเสมือนทะเบียนสินค้าที่เราจะนำไปใช้ในงานระบบต่าง ๆ เช่น ระบบขาย, ระบบสต๊อก, ระบบจัดซื้อ เป็นต้น สำหรับผู้เริ่มต้นการใช้งาน ควรจะจัดการข้อมูลสินค้าทั้งหมดในร้านของเราเองให้สมบูรณ์ก่อนที่จะเริ่มใช้งานจริงหน้าร้าน

►  วิธีการเปิดฟอร์ม

ทำได้ 2 วิธี
1. บนแถบเมนูลัด เนื่องจากเป็นฟอร์มที่ต้องใช้บ่อย




2. ในเมนูระบบสินค้า





►  เริ่มต้นการใช้งาน


หลังจากเปิดฟอร์มรายการสินค้าแล้ว ดังภาพด้านล่างนี้ สังเกตุว่าฟอร์มประเภทจัดการข้อมูลนี้เมื่อเปิดฟอร์มมาจะอยู่ที่ "แท็บค้นหาข้อมูลเดิม" เพื่อค้นหาข้อมูลสินค้าที่มีอยู่ในระบบขึ้นมาเพื่อแก้ไข



แต่จากภาพสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งานจะเห็นว่าไม่มีรายการสินค้าในตารางรายการเลย ดังนั้นให้เรากดปุ่ม "[F1] สร้างใหม่" เพื่อเริ่มต้นการสร้างข้อมูลสินค้า

หากต้องการแก้ไขข้อมูลให้สืบค้นข้อมูลตามเงื่อนไขการค้นหาที่ต้องการ กดปุ่มค้นหา จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม "แก้ไขข้อมูล" ทีท้ายรายการสินค้านั้น ๆ ที่เราต้องการแก้ไข
หรือ เลื่อนหน้าเว็บนี้ลงด้านล่าง เพื่อดูรายละเอียดที่หัวข้อ "การสืบค้นข้อมูลสินค้า เพื่อแก้ไขข้อมูล"




จากภาพด้านล่างนี้จะเห็นว่าโปรแกรมจะสลับมาอยู่ที่ "แท็บรายละเอียดสินค้า" เพื่อเริ่มต้นสำหรับการลงข้อมูลรายละเอียดได้เต็มรูปแบบของสินค้าในร้านยาของเรา โดยที่จะเริ่มต้นที่แท็บย่อย ที่ชื่อว่า "แท็บรายละเอียดสินค้า"




ตัวอย่างการกรอกข้อมูล โปรแกรมไฮเจียฯ จะมีรูปแบบการกรอกข้อมูลที่เหมือนกันทั้งโปรแกรม จากความหมายของสีช่องกรอกข้อมูล โดยที่
1. ช่องสีส้ม หมายถึง ช่องที่ระบบจะคำนวณค่าต่าง ๆ ให้อัตโนมัติ เราไม่สามารถกรอกได้ด้วยตัวเอง
2. ช่องสีฟ้า หมายถึง ช่องที่บังคับกรอกข้อมูลของฟอร์มนั้น ๆ หากไม่กรอกข้อมูลลงช่องนี้ จะไม่สามารถบันทึกข้อมูลได้
3. ช่องสีขาว หมายถึง ช่องปกติ ที่ไม่มีการบังคับให้ลงข้อมูล

►  แท็บย่อย "รายละเอียดสินค้า"

จากตัวอย่างภาพด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างการกรอกข้อมูลของแท็บย่อย "แท็บรายละเอียดสินค้า" เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการเริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม ท่านสามารถกรอกเฉพาะแท็บย่อย "แท็บรายการสินค้า" นี้แค่แท็บเดียวจะสามารถบันทึกข้อมูลได้ทันที เพื่อเริ่มต้นสร้างใหม่ สินค้ารายการถัดไป




ชื่อสินค้า (ชื่อการค้า) = ชื่อของสินค้า/ยา ของเรา เช่น Tylenol แบบแผง 10 เม็ด, Tylenol 60ml เป็นต้น

ชื่อที่จะแสดงในงานพิมพ์ = เป็นชื่อของสินค้าที่มีไว้พิมพ์ออกไปยัง ใบเสร็จรับเงิน, ฉลากยา และในทุกงานพิมพ์อื่น ๆ เราสามารถแก้ไขชื่อตรงนี้ได้ตามต้องการ

ประเภทสินค้า = เป็นการจัดกลุ่มของสินค้าในระบบ เพื่อที่จะแยกยอดขายตามประเภทสินค้าได้ในรายงานสรุปการขายแยกตามประเภทสินค้า ประเภทสินค้านี้เราสามารถจัดการข้อมูลได้เอง (เมนูระบบสินค้า -> จัดการประเภทสินค้า)

หน่วยขาย (เล็กที่สุด) = คือหน่วยของสินค้าที่เราจะขาย และต้องเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดที่เราจะขายด้วย เช่น แผง, ขวด, ถุง, ห่อ เป็นต้น
(หน่วยที่ใหญ่กว่าเราก็สามารถเพิ่มได้เช่นกัน ดูที่แท็บ "หน่วยอื่นๆ & สร้างสูตรราคาขาย")

ราคาทุนต่อหน่วย = คือราคาทุนของสินค้าต่อหน่วยขายที่เราระบุ

ราคาขายปลีก = คือราคาขายสินค้าต่อหน่วยขาย (หากร้านไหนเปิดระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ราคาขายนี้ควรเป็นราคาที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)

รหัสเลขบาร์โค้ด 1 2 3 = คือเลขบาร์โค้ด 13 หลักของสินค้านั้น ๆ ตามหน่วยขาย (ถ้ามี) ไฮเจีย เผื่อไว้ให้ใส่ได้ 3 รหัสบาร์โค้ดกรณีที่สินค้านั้น ๆ รันเลขบาร์โค้ดใหม่ ในบางกรณีเช่นแพ็คเกจของสินค้าเปลี่ยนใหม่ เป็นต้น

รหัสสินค้าที่ตั้งเอง = เราสามารถกำหนด keyword ในการสืบค้นสินค้าได้ อาจจะเป็นรหัสเฉพาะที่เราคุ้นเคย (หากเราไม่มีรหัสเฉพาะของเรา ให้ใช้รหัสสืบค้นที่ระบบรันให้ คีย์ขายสินค้าได้เลย จะทำงานได้รวดเร็วว่า) เวลานำรหัสที่ตั้งเองไปใช้ให้เราพิมพ์ + นำหน้ารหัสก่อนเสมอ เพื่อให้ระบบแยกออกว่านี่คือการสืบค้นด้วยรหัสที่เราตั้งขึ้นเอง

ชื่อสินค้าอื่นๆ = อาจจะเป็นชื่อที่ลูกค้าเรียก หรือ ที่เราเรียกกันภายใน หรือเป็นชื่อเสริม หมายเหตุต่าง ๆ ตามที่เราต้องการ และชื่อสินค้าอื่นๆนี้สามารถใช้ในการสืบค้นสินค้าได้ด้วย

จำนวนที่จะขายเริ่มต้น = เป็นการระบุว่าเราจะขายสินค้านี้เริ่มต้นเป็นจำนวนเท่าไร เป็นตัวช่วยในระหว่างขายสินค้าหากมีการลงรายการขายสินค้านี้ระบบจะนำจำนวนที่ระบุไว้นี้ไปใช้ลงให้ทันทีเช่น หากกำหนดจำนวนขายเริ่มต้นเอาไว้ 10 เวลาเราลงรายการขายสินค้านี้ระบบจะลงจำนวนรอไว้ให้เลยคือ 10 เหมาะสำหรับสินค้า/ยา บางประเภทเช่น ยานับเม็ด ที่เราอาจจะขายทีละ 10 เม็ด เป็นส่วนใหญ่อยู่แล้ว เป็นต้น แต่ปกติทั่วไปจำนวนขายเริ่มต้นก็จะเป็น 1 อยู่แล้ว

จุดสั่งซื้อ = เป็นการกำหนดว่าจุดต่ำสุดของสต๊อกของสินค้านี้คือเท่าไร หากจำนวนคงเหลือในสต๊อกของสินค้านี้มีค่าต่ำกว่าจุดสั่งซื้อนี้ ระบบจะช่วยแจ้งเตือนในรายงาน "จำนวนสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ" และสามารถออกใบสั่งซื้อสินค้าอัตโนมัติได้อีกด้วย

จำนวนสูงสุดที่ควรมี = เป็นการบอกว่าสินค้านี้เราต้องการให้มีเท่าไรในร้านเรา เช่น 50 แผง เป็นต้น จากระบบสั่งซื้ออัตโนมัติ หรือ รายการจำนวนสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ ระบบจะแจ้งให้เราทราบด้วยว่าควรจะซื้อเข้ามาเท่าไร เพื่อให้มีจำนวนเพียงพอตามจำนวนสูงสุดที่เรากำหนด

การกำหนด สินค้านี้ห้ามให้ส่วนลดทุกกรณี




►  แท็บย่อย "ราคาส่ง"

ราคาส่งเราสามารถกำหนดได้ 5 ระดับราคา โดยเราสามารถกำหนดได้อย่างอิสระไม่ว่าจะ มากไปน้อย หรือ น้อยไปมาก ตามความต้องการของผู้ใช้งาน โดยที่ระดับราคา 1-5 นี้มีไว้สำหรับผูกเข้ากับ "ลูกค้า" (สมาชิก) ว่าลูกค้าท่านไหนได้ระดับราคาส่งระดับไหน ในตอนขายสินค้า หากมีการเลือกขายแบบราคาส่ง และ มีการเลือกลูกค้า ระบบจะดึงราคาขายส่งตามระดับราคาที่เรากำหนดไว้ให้อัตโนมัติ และถ้าหากการขายส่ง ที่ไม่ได้ระบุลูกค้า ระบบจะดึงราคาส่ง 1 ให้อัตโนมัติเช่นกัน




►  แท็บย่อย "ผู้จำหน่าย"

ชื่อผู้จำหน่ายที่เราจะซื้อ
หมายถึง เป็นการกำหนดว่า สินค้าตัวนี้ปกติแล้วเราจะซื้อกับผู้จำหน่ายรายนี้ (การจัดการข้อมูลผู้จำหน่ายทำได้ที่เมนูระบบบุคคล -> หน่วยงาน)

ชื่อผู้ผลิต / ผู้ที่นำเข้า
หมายถึง สินค้านี้ ผลิตโดยใคร หรือ นำเข้ามาโดยใคร มีผลต่อการดึงชื่อผู้ผลิตไปออกรายงาน ข.ย. ต่าง ๆ

ชื่อผู้จำหน่ายที่ได้ราคาถูกสุด
คือ ระบบจะคำนวณอัตโนมัติมาจากการทำ "รับสินค้า" ประเภทจากการซื้อ ว่าเราเคยซื้อมาจากผู้จำหน่ายรายใดที่ได้ราคาถูกที่สุด





►  แท็บย่อย "ฉลาก"

ข้อมูลในแท็บนี้จะเป็นการกำหนดวิธีการบริหารยา รวมไปถึงการตั้งค่าฉลากสินค้าสำหรับผู้ที่ใช้งานเครื่องพิมพ์ฉลากสินค้าด้วย




ตัวอย่างการลงข้อมูลการใช้ยาเบื้องต้นสำหรับ เป็นตัวช่วยแสดงรายละเอียดระหว่างการขาย





►  แท็บย่อย "ข้อมูลยา"

ข้อมูลในแท็บนี้จะเป็นการบ่งบอกว่า สินค้านี้ เป็นยา และมีการระบุสรรพคุณสั้น ๆ และ ข้อมูลอื่น ๆ เบื้องต้นที่เกี่ยวข้องกับยา และการกำหนดข้อมูลยาให้กับสินค้านี้เพื่อสำหรับการออกรายงาน ข.ย. ด้วย ท่านสามารถดูรายละเอียดเรื่องนี้อย่างละเอียด คลิกที่นี่




ตัวอย่างการลงข้อมูลยา




ในแท็บข้อมูลยานี้ยังมีแท็บย่อย "แท็บรายการชื่อสามัญทางยา" อีกด้วย จากภาพเป็นการกำหนดว่าสินค้าที่เป็นยานี้ มีรายการชื่อสามัญทางยาอะไรบ้าง โดยเราสามารถกดปุ่ม "เพิ่มรายการ" เพื่อระบุรายละเอียดชื่อสามัญทางยาได้เลย เราสามารถเพิ่มได้กี่รายการก็ได้ตามต้องการ




ตัวอย่างการระบุชื่อสามัญทางยา




เมื่อลงข้อมูลชื่อสามัญทางยาเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม "เพิ่มรายการ (ยังไม่ได้บันทึก)"




จากภาพด้านล่างนี้ จะเห็นว่ามีรายการชื่อสามัญทางยาที่เราระบุไปเมื่อกี้ แสดงขึ้นมาโชว์ 1 รายการ เราสามารถคลิกที่ท้ายรายการเพื่อแก้ไข หรือ ลบ ออกได้ตามต้องการ และหากสินค้านี้มีชื่อสามัญทางยามากกว่า 1 ชื่อ ให้เรากดปุ่ม "เพิ่มรายการ" เพิ่มลงรายละเอียดชื่อสามัญทางยาตัวต่อไปได้ด้วยเช่นกัน




► แท็บย่อย "หน่วยอื่น ๆ"

จากแท็บย่อยแรก "รายละเอียดสินค้า" ที่เราระบุหน่วยขาย นั่นคือหน่วยที่เล็กที่สุดที่เราจะขาย จากตัวอย่างคือ "แผง" หากเราต้องการขายในหน่วยอื่น ๆ ด้วยเช่น กล่อง, โหล, หรือ สูตรราคาพิเศษ เช่น 3 แผง 12 บาท (จากปกติ 15 บาท) ก็ได้เช่นกัน หรือเรียกง่าย ๆ ว่าหน่วยอะไรก็ได้ที่ใหญ่กว่าหน่วยขาย นั่นก็คืออะไรก็ได้ที่ใหญ่กว่าหน่วย "แผง" ตามตัวอย่าง

หลักการเดียวกัน หากเราต้องการเพิ่มหน่วยอื่น ๆ หรือ สูตรราคาพิเศษ ให้กดปุ่ม "เพิ่มรายการ"




เราจะเห็น dialog ดังภาพด้านล่างนี้ ซึ่งหลัก ๆ แล้วจะกรอกข้อมูลอยู่ด้วยกัน 3 ส่วนหลัก คือ

ชื่อหน่วย
คือ ตั้งได้ตามต้องการ เช่น กล่อง, โหล, แพ็ค 3 ชิ้น, ยกกล่อง, 3 แผง 20,​ ครึ่งโหล ฯลฯ

มีขนาดบรรจุ
หมายถึง ชื่อที่เราตั้งนั้น มีขนาดบรรจุเท่าไรเมื่อเทียบกับหน่วยขาย เช่น เราตั้งชื่อว่า โหล แสดงว่ามีขนาดบรรจุ 12 เป็นต้น

ราคาขายของหน่วยนี้
หมายถึง หน่วยที่เราสร้างนี้ เราสามารถกำหนดราคาขายเฉพาะขึ้นมาได้ทันที ในการขายสินค้าเราสามารถนำหน่วยที่สร้างนี้ไปใช้งานขายได้เลย ระบบจะดึงราคาขายของหน่วยนี้ไปใช้งานได้เลย

รหัสบาร์โค้ดของหน่วยนี้ (ถ้ามี)
หมายถึง เลขบาร์โค้ดของหน่วย ซึ่งโดยปกติแล้วสินค้าที่มาเป็นกล่องจะมีบาร์โค้ดของกล่อง ซึ่งเป็นคนละเลขบาร์โค้ด กับ ตัวแผง ในกล่องเสมอ (หากแผงยานั้น ๆ มีบาร์โค้ด) ดังนั้นการระบุเลขบาร์โค้ดของหน่วยที่เราสร้างขึ้นนี้ ในการขายสินค้า หรือ การรับสินค้าเข้า เราสามารถสแกนบาร์โค้ดที่หน่วยกล่อง ได้ทันที

เมื่อระบุข้อมูลตามต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม "ตกลง (ยังไม่ได้บันทึก)"




ตัวอย่างการกรอกข้อมูลหน่วยอื่น ๆ




หลังการกดตกลงการสร้างหน่วย เราก็จะเห็นว่ามีรายการหน่วยของสินค้า เพิ่มขึ้น 1 รายการดังภาพ ซึ่งเราก็สามารถกดปุ่ม​ "เพิ่มรายการ" เพิ่มสร้างหน่วยอื่น ๆ หรือ สร้างสูตราคาได้อีกตามที่ต้องการ หรือหากต้องการแก้ไข หรือ ลบ หน่วยออกจากสินค้านี้ ให้กดปุ่ม "แก้ไข" หรือปุ่ม "ลบ" ที่ท้ายรายการของหน่วยนั้น ๆ ที่เราต้องการ




ตัวอย่างเพิ่มเติม เรื่อง หน่วยอื่น ๆ และ สูตรราคา



►  แท็บย่อย "แท็บชั้นวางสินค้า"

เป็นการระบุว่าสินค้านี้ อยู่ที่ชั้นวางไหนของร้าน เราอาจจะต้องกำหนดชื่อชั้นวาง อาจจะเป็นรหัส หรือ คำเรียกภายในร้านของเราก่อน จากนั้นไปสร้างข้อมูลชั้นวางในโปรแกรมไฮเจียที่ "เมนูจัดการข้อมูลระบบ -> ระบบสต๊อก : ที่ฟอร์มประเภทชั้นวาง และ ชั้นวางสินค้าให้เรียบร้อย"

จากนั้นค่อยมากดปุ่ม "เพิ่มรายการ" เพื่อเลือกชั้นวางที่เรากำหนดไว้ ตามที่สินค้านี้วางอยู่




►  แท็บย่อย "แท็บสต๊อก & ล๊อตสินค้า"

ข้อมูลในแท็บนี้ เป็นการแสดงจำนวนคงเหลือในสต๊อกของสินค้านี้ และ แสดงรายการล๊อตของสินค้าทั้งหมดว่า มีกี่ล๊อต แต่ละล๊อตมีรายละเอียดอะไรบ้าง (เลขที่ล๊อต, วันผลิต, วันหมดอายุ, ราคาต่อหน่วยของล๊อตนี้ และ จำนวนคงเหลือของล๊อตนี้) ซึ่งข้อมูลสต๊อกนี้เกิดจากการรับสินค้า หรือ ปรับสต๊อก





►  แท็บย่อย "แท็บประวัติของสินค้า"

ข้อมูลในแท็บนี้ จะเป็นการแสดงประวัติทั้งหมดของสินค้า จากภาพด้านล่างนี้จะเห็นว่ามีแท็บแยกอีกหลายแท็บ เช่น ประวัติการขายสินค้า, ประวัติการรับสินค้า, ประวัติเกี่ยวกับสต๊อก, ประวัติการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้า เป็นต้น ซึ่งเราสามารถกดดูข้อมูลได้ทีละแท็บตามที่ต้องการได้เลย





►  การบันทึกข้อมูล

หลังจากที่ลงข้อมูลเรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นการสร้างใหม่ หรือ แก้ไขข้อมูล เราจะต้องกดปุ่ม​ "[F3] บันทึก" ด้วยเสมอ เป็นการจบข้้นตอนการลงข้อมูลสินค้า 1 ไอเท็ม


ระบบจะให้ยืนยันการบันทึกอีกรอบนึงเพื่อตรวจทานความถูกต้อง


►  หลังการบันทึกข้อมูล

จากภาพด้านล่างระบบจะสร้างรหัสสินค้า และ รหัสสืบค้น เราสามารถนำรหัสนี้ไปใช้งานในขณะขายสินค้าได้เลย เพื่อความรวดเร็ว และ ปุ่มปรับสต๊อกด่วน เราสามารถกดปุ่มเพื่อระบุจำนวนคงเหลือปัจจุบันลงไปได้ทันที เป็นการปรับสต๊อกแบบรวดเร็ว




► การสืบค้นข้อมูลสินค้า เพื่อแก้ไขข้อมูล

ให้เราสลับมาที่ "แท็บค้นหาข้อมูลเดิม" ตามภาพด้านล่างนี้ แท็บนี้จะแสดงรายการสินค้าทุกตัวที่เราเคยสร้างทั้งหมด เราสามารถกด "ปุ่มแก้ไขข้อมูล" ที่ท้ายรายการสินค้านั้น ๆ ตามที่เราต้องการแก้ไขได้เลย


เนื่องจากสินค้าในระบบอาจมีหลายพันไอเท็ม ดังนั้นท่านควรสืบค้นข้อมูลสินค้า ตามเงื่อนไขต่าง ๆ เพื่อให้การค้นหาแคบลง จากนั้นให้กด "ปุ่มค้นหา" ระบบจะค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไขการสืบค้นที่ระบุมา จะทำให้การค้นหาสินค้าเพื่อแก้ไขข้อมูลได้ง่ายขึ้น


หลังจากที่กด "ปุ่มแก้ไขข้อมูล" แล้ว ระบบจะสลับแท็บมาอยู่ที่ "แท็บรายละเอียดสินค้า" และลงรายละเอียดข้อมูลให้ตามที่เคยบันทึกไว้ เราสามารถแก้ไขข้อมูลได้ทุกช่อง ตามที่เราเคยทำไว้ได้ทั้งหมด และหลังจากแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กด "ปุ่มบันทึกข้อมูล" อีกครั้งนึงเพื่อเป็นการยืนยันการบันทึกข้อมูล


จบขั้นตอนการสร้างใหม่ / แก้ไข / ข้อมูลสินค้า



ในการใช้งานครั้งแรกเราจะใช้งานฟอร์มนี้กันอยู่พักใหญ่ ๆ เพื่อจัดการข้อมูลสินค้าทั้งหมดในร้านเราให้เรียบร้อยก่อนทำการใช้บันทึกการขายหน้าร้านจริง ๆ หากเราใช้งานฟอร์มรายการสินค้านี้คล่องแล้ว เราก็จะใช้งานฟอร์มจัดการข้อมูลอื่น ๆ ในโปรแกรมเป็นทันที เพราะ รูปแบบการใช้งานเหมือนกันทั้งหมด ไม่ว่าจะการกดปุ่มสร้างใหม่ กรอกข้อมูล บันทึกข้อมูล, หรือจะสืบค้นข้อมูล แก้ไข และบันทึกซ้ำ ซึ่งจะแตกต่างก็เพียงแค่ข้อมูลที่เรากรอกลงไปเท่านั้นเอง ตามข้อมูลนั้น ๆ ทีเราจัดการ

เช่น ถ้าจะจัดการข้อมูลหน่วยงาน เพื่อจะสร้างข้อมูลผู้จำหน่ายใหม่ เราก็เปิดฟอร์มหน่วยงาน และกดปุ่มสร้างใหม่ และระบุชื่อหน่วยงาน และ อื่น ๆ ตามที่เราต้องการ และกดปุ่มบันทึก เป็นต้น

 









 

คำแนะนำอื่นที่ถูกเรียกดูบ่อย