การตัดจ่ายย้อนหลังจะสามารถทำได้เฉพาะการขายแบบไม่พอจ่าย จะสังเกตุได้ขณะทำขายสินค้า ชื่อสินค้าที่ลงรายการนั้นตัวอักษรจะเป็นมีสีแดง

การตัดจ่ายย้อนหลังทำได้ 2 กรณีหลัก คือ 1. หลังจากการทำรับสินค้าจากการซื้อ และ 2. ตัดเองจากหน้าฟอร์มรายการขายที่ไม่พอตัดจ่าย

หลังจากทำบันทึกรับสินค้าตามปกติ โปรแกรมจะมีการตรวจสอบว่ารายการที่ทำรับสินค้าไปนั้น ตรงกับรายการขายที่มีประวัติไม่พอตัดจ่ายหรือไม่ ถ้าตรงกันจะแจ้งให้ทราบแบบตัวอย่างในภาพด้านล่างนี้


สิทธิ์การเข้าถึงหน้าฟอร์มตัดจ่ายย้อนหลังที่หน้ารับสินค้านี้ เฉพาะผู้จัดการร้าน หรือ พนักงานจัดซื้อที่มีสิทธิ์เข้าถึงเมนูสต๊อกได้เท่านั้น

ตัวอย่างหน้าฟอร์มตรวจสอบ จะแสดงประวัติการขายไปพอจ่าย และ จำนวนคงเหลือที่เพิ่งทำรับสินค้าไปสักครู่นั้นขึ้นมาแสดง


หากต้องการตัดจ่ายย้อนหลังคลิกที่ปุ่ม "ตัดจ่ายย้อนหลัง" ที่ท้ายรายการสินค้านั้น ๆ ตามที่ต้องการได้เลย หรือ กดปุ่มสีแดง "ตัดจ่ายย้อนหลัง ทั้งหมด" ก็ได้


หรือการกดปุ่ม "เคลียร์ประวัติ" เพื่อเคลียร์ประวัติออกจากรายการไม่พอจ่าย ไม่ต้องการให้เกิดการตัดจ่ายย้อนหลังก็ได้เช่นกัน

สิทธิ์การเข้าถึงฟอร์มนี้จะเพราะผู้จัดการร้าน หรือ พนักงานขายที่มีสิทธิ์เข้าถึงเมนูสต๊อกได้ เท่านั้น

เมื่อมีการขายเกิดขึ้นโปรแกรมจะมีการบันทึกจำนวนที่ไม่พอจ่ายนั้นแยกเก็บเป็นประวัติไว้ให้ ตรวจสอบได้ที่ฟอร์ม "รายการขาย ที่ไม่พอตัดจ่าย"

ตัวอย่างหน้าฟอร์ม กรณีมีการขายไม่พอจ่ายจะขึ้นรายการขาย พร้อมแสดงจำนวนที่ไม่พอจ่ายตามตัวอย่างในภาพด้านล่างนี้

การดำเนินการทำได้ 2 อย่าง คือ

- เคลียร์ประวัติ : เพื่อเคลียร์ประวัติออกจากรายการไม่พอจ่าย ไม่ต้องการให้เกิดการตัดจ่ายย้อนหลัง (แต่จะไม่ใช่การลบการขาย)

- ตัดจ่าย : เพื่อตัดจ่ายย้อนหลัง เฉพาะจำนวนที่ไม่พอจ่าย

จะสามารถตัดจ่ายย้อนหลังได้ก็ต่อเมื่อ มีจำนวนคงเหลือ ณ ขณะนั้นพอจ่ายเท่านั้น หากไม่พอจ่ายจะขึ้นเตือนแบบนี้

เมื่อมีการรับสินค้าจากการซื้อหรือการปรับสต๊อกเรียบร้อยแล้ว ตัวอย่างเช่น จำนวนคงเหลือ ณ ขณะนี้มีจำนวนมากกว่า จำนวนที่ขายแบบไม่พอจ่ายไปก่อนหน้านี้ พร้อมที่จะตัดจ่ายย้อนหลังออก 1 แผงเรียบร้อยแล้ว

จากนั้นให้กดปุ่ม "ตัดจ่ายย้อนหลัง" และยืนยันการตัดจ่ายได้เลยก็เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอน

ข้อสังเกตุอื่น ๆ

Q: ทำขายแล้วแต่ทำไมไม่ขึ้นประวัติไม่พอจ่าย

A: สาเหตุหลัก คือ เป็นการทำขายสินค้าที่ไม่เก็บประวัติไม่พอจ่ายอยู่แล้ว (ไม่เก็บประวัติสต๊อก) สังเกตุได้จากอักษรสีน้ำเงินขณะทำขาย

อักษรสีน้ำเงิน หมายถึง สินค้านั้นเป็นสินค้าใหม่ที่เพิ่งถูกสร้างข้อมูลสินค้าและนำไปลงรายการขายในทันที โดยที่ยังไม่เคยมีประวัติสต๊อกมาก่อน การใช้งานสินค้ากรณีแบบนี้ โปรแกรมจะไม่ดำเนินการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสต๊อกสินค้า ยกเว้นแค่เก็บข้อมูลเป็นรายงานการขายเท่านั้น

---

Q: สินค้าที่สินค้าใหม่ แต่ต้องการให้เก็บประวัติไม่พอจ่ายเลยทำได้หรือไม่

A: ทำได้ครับ หน้ารายการสินค้า เมื่อมีการบันทึกสินค้าใหม่ หรือ หากสินค้านั้นไม่เคยมีประวัติสต๊อกมาก่อนเลย หรือ มีการกดปุ่มเคลียร์สต๊อก จะมีปุ่ม "ให้เก็บประวัติไม่พอจ่าย" ตามตัวอย่างภาพด้านล่างนี้

ยืนยันการเริ่มเก็บประวัติไม่พอจ่าย

เมื่อนำไปลงรายการขาย ก็จะเริ่มเก็บประวัติไม่พอจ่ายให้ทันที เพื่อรอทำการรับเข้าทีหลังไปตามขั้นตอนการตัดจ่ายย้อนหลังปกติได้เลย