รายการสินค้าที่มี นำเข้าโปรแกรมไฮเจียได้

สำหรับผู้ใช้งานรายใหม่หรือกำลังจะเริ่มใช้งานโปรแกรมไฮเจีย หากท่านมีข้อมูลรายการสินค้าที่อยู่ในไฟล์ excel สามารถนำรายการสินค้าเหล่านำเข้าโปรแกรมไฮเจียได้เลย เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง ตัวช่วยใส่ข้อมูลสินค้าเพื่อเป็นข้อมูลเริ่มต้นที่จะใช้งานโปรแกรมต่อไป


หลักการ คือ รายการสินค้าใน excel ที่พร้อมแล้ว -> เปิดโปรแกรมไฮเจีย -> เข้าหน้านำเข้าข้อมูล -> คลิกเลือกไฟล์ excel นั้น -> กดปุ่มยืนยันนำเข้า -> เสร็จสิ้น



โปรแกรมร้านขายยา ไฮเจีย ฟาร์มาซี การนำเข้าข้อมููลสินค้าด้วยไฟล์ Excel

คำแนะนำสำหรับท่านที่ไม่มีข้อมูลใน excel มาก่อน แนะนำให้ลงข้อมูลในโปรแกรมโดยตรงจะเร็วกว่า เพื่อไม่ให้ใช้เวลา สร้าง/แก้ไข excel มากเกินไป


มีไฟล์ excel ให้ดาวน์โหลด
มีทั้งแบบไฟล์เปล่า สำหรับนำไปสร้างรายการสินค้าเอง และ ไฟล์ที่มีรายการสินค้าและยาหลักตัวอย่างประมาณ 1 พันรายการ




การเตรียมไฟล์ excel ก่อนนำเข้าในโปรแกรมไฮเจีย

1. ลำดับคอลัมน์ ชื่อคอลัมน์ ชื่อ Sheet ต้องถูกต้องทุกอักษร ดังนี้

A1 : ชื่อการค้า
B1 : หน่วย
C1 : ราคาทุนต่อหน่วย
D1 : ราคาขายต่อหน่วย
E1 : รหัสบาร์โค้ด
F1 : ราคาขายส่ง
G1 : จำนวนคงเหลือ

ชื่อ Sheet ใช้ชื่อว่า Item


คลิก -> เพื่อดูคำอธิบายความหมายของแต่ละคอลัมน์
A1 : ชื่อการค้า หมายถึง
ชื่อของสินค้าที่เป็นชื่อการค้า ระบุขนาด รส รูปแบบ ที่ชัดเจนของสินค้านั้น ๆ (ชื่อสินค้าต้องไม่ซ้ำกัน)

B1 : หน่วย หมายถึง
หน่วยขายสินค้าที่เล็กที่สุดที่เราจะขาย เช่น แผง, กล่อง, ชิ้น, อัน เป็นต้น, ระวังในการลงเป็นหน่วยใหญ่ เช่น กล่อง 50 แผง ให้ลงหน่วยเป็น แผง

C1 : ราคาทุนต่อหน่วย หมายถึง
ราคาต้นทุนของสินค้านั้น เป็นราคาทุนต่อหน่วยขายตามช่อง B1

D1 : ราคาขายต่อหน่วย หมายถึง
ราคาขายของสินค้านั้น เป็นราคาขายต่อหน่วยขายตามช่อง B1

E1 : รหัสบาร์โค้ด หมายถึง
บาร์โค้ดของสินค้า (ถ้ามี) ถ้าไม่มีไม่ต้องลงก็ได้ ซึ่งการลงเลขบาร์โค้ดนี้ควรจะเป็นบาร์โค้ดตามหน่วยในช่อง B1

F1 : ราคาขายส่ง หมายถึง
ราคาขายส่ง ต่อหน่วยขายตามช่อง B1 (กรณีถ้าไม่มีราคาส่ง ให้ใส่ 0 ก็ได้)

G1 : จำนวนคงเหลือ หมายถึง
จำนวนคงเหลือตามหน่วยขายตามช่อง B1 ว่า ณ ขณะที่ทำข้อมูลนี้สินค้าตัวนี้มีจำนวนคงเหลือเท่าไร

ข้อควรระวัง เรื่องจำนวนคงเหลือ คือ ในระหว่างทำข้อมูลนี้หากร้านของท่านเปิดร้านขายสินค้าอยู่ จำนวนคงเหลือที่กรอกลงไปอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับหน้าร้านอาจทำให้เสียเวลาเพิ่มขึ้นในการตามแก้ไขข้อมูลนี้ การนับจำนวนคงเหลือ ควรเป็นขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่ข้อมูลสินค้าทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว แนะนำว่าให้ใส่ 0 ไปก่อน
!!! คำแนะนำเรื่อง คอลัมน์รหัสบาร์โค้ด
เนื่องจากเลขบาร์โค้ดมีได้ถึง 13 หลัก หากเทียบเป็นตัวเลขนั่นคือ หลัก ล้านล้าน ซึ่งอาจเกิดปัญหาในการ import เพราะ จะมีปัญหาในการอ่านค่าตัวเลขหลักล้านล้านของช่องบาร์โค้ดนั้น จะไม่สามารถอ่านค่าได้ และ ถ้า import เข้าไปแล้ว ข้อมูลบาร์โค้ดอาจจะไม่มีข้อมูล

ดังนั้นเราต้องเปลี่ยน รูปแบบเซลล์ ของคอลัมน์ รหัสบาร์โค้ด ก่อนลงข้อมูลในคอลัมน์นี้เสมอ ให้เปลี่ยนเป็น "ข้อความ"

วิธีการคือ ให้คลิกที่หัวคอลัมน์ รหัสบาร์โค้ด เพื่อให้เป็นแถบเทา ๆ ทั้งแถว ตามตัวอย่างในภาพด้านล่าง


จากนั้นให้ "คลิกขวา" ที่หัวคอลัมน์ รหัสบาร์โค้ดอีกรอบ แล้วเลือก "จัดรูปแบบเซลล์"


จากนั้น ทางซ้ายหัวข้อ ประเภท: ให้เลือก "ข้อความ" และกดปุ่ม ตกลง ได้เลย


เพียงเท่านี้คอลัมน์ รหัสบาร์โค้ด ก็จะเป็นข้อความเรียบร้อยแล้ว ให้เริ่มลงข้อมูลบาร์โค้ดลงในช่องนี้ได้เลย

ตัวอย่าง รหัสบาร์โค้ด ที่รูปแบบผิด / หรือยังไม่ได้เปลี่ยนรูปแบบเซลล์เป็น "ข้อความ" หรือลงข้อมูลไปแล้ว และรูปแบบเซลล์ จากตัวเลข และ เปลี่ยนมาเป็นข้อความทีหลัง
จะขึ้นในรูปแบบตามภาพด้านล่างนี้ เพราะ excel เอง ก็ไม่สามารถเปลี่ยนรูปแบบได้เช่นกัน จากตัวเลขที่เยอะเกินไป จะทำให้คำนวนผิดพลาด


แต่ excel ก็มีวิธีที่จะแก้ไขรูปแบบเซลล์ที่ผิดนั้นได้

ให้ลองคลิกที่ช่องที่มีปัญหา และสังเกตุที่แทบสูตร เราจะเห็นเป็นข้อความตัวเลขปกติ 13 หลัก ตามภาพด้านล่างนี้


ให้ลอง ดับเบิ้ล ที่ช่องนั้น ๆ อีกครั้ง excel จะสลับจาก 8.850E+12 เป็น 8850583578316 ให้ทันที อาจจะต้องทำกับทุกช่องที่มีบาร์โค้ด



2. นามสกุลของไฟล์ excel ต้องเป็น .xls

กรณีเป็นไฟล์ .xlsx ให้กดบันทึกเป็น (save as) จากนั้นเลือก format ของไฟล์เป็น Excel 97-2003 Workbook จะได้ไฟล์ใหม่อีกไฟล์หนึ่งเป็นนามสกุล .xls ✔ ชื่อไฟล์จะใช้ชื่ออะไรก็ได้


เมื่อไฟล์ excel พร้อมแล้ว ก็พร้อมสำหรับการนำเข้าโปรแกรมได้เลย

ต้องติดตั้งโปรแกรมเสริมก่อน
โปรแกรมเสริม AccessDatabaseEngine เป็นของ Microsoft เพื่อช่วยให้โปรแกรมไฮเจียดึงข้อมูลไฟล์ excel ได้ ให้ดาวน์โหลดไฟล์ไป install บนคอมพิวเตอร์ก่อนเริ่มดำเนินการในโปรแกรมไฮเจีย


คำแนะนำการติดตั้ง AccessDatbaseEngine
เมื่อทุกอย่างพร้อมแล้ว เริ่มการนำเข้าได้เลย

เมนูตั้งค่า -> นำเข้ารายการสินค้าจาก excel




1. คลิกปุ่ม เลือกไฟล์ MS Excel จากนั้นให้หาไฟล์ excel นามสกุล .xls



2. ระบบจะดึงข้อมูลจากไฟล์ Excel ขั้นตอนตรงนี้จะใช้เวลาสักระยะหนึ่ง



จากภาพด้านบนที่ดึงรายการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงจำนวนรายการสินค้าที่อ่านได้ว่ามีกี่รายการ เช่นตัวอย่างจากภาพคือ จำนวน 9 รายการ

หากมีแจ้งรายการที่ไม่สมบูรณ์
เราควรกลับไปแก้ไขที่ไฟล์ Excel ให้เรียบร้อยก่อน จากนั้นกลับมาดึงข้อมูลจากไฟล์ใหม่อีกครั้ง เพื่อให้ข้อมูลสมบูรณ์ทั้งหมดทุกรายการ เพื่อจะได้ข้อมูลที่ถูกต้องในการนำเข้าในครั้งเดียว


3. ตรวจสอบรายการสินค้าที่โปรแกรมอ่านได้ให้เรียบร้อย ให้คลิกปุ่ม "ยืนยันการนำเข้าข้อมูล"



4. ระบบจะแสดงหน้าต่างสรุปรายการที่จะนำเข้า ให้คลิกปุ่ม "ยืนยันการนำเข้าข้อมูล"



ระบบจะให้ยืนยันอีกครั้ง ให้คลิกปุ่ม "ยืนยันการนำเข้าข้อมูล"



5. ระบบจะเริ่มดำเนินการนำข้อมูลสินค้าเข้าโปรแกรม ขั้นตอนนี้อาจจะใช้เวลาหลายนาที ตามจำนวนสินค้าในไฟล์ Excel ที่เราทำ ให้เรารอจนกว่าระบบจะขึ้นว่านำเข้าเสร็จสมบูรณ์

*** ควรงดทำอย่างอื่นในระหว่างที่โปรแกรมกำลังดึงข้อมูลจากไฟล์ excel เข้าสู่ระบบ

หากทุกรายการมีการระบุจำนวนคงเหลือด้วย โปรแกรมต้องคำนวณเรื่องล๊อต และ ราคาทุน และมีการสร้างข้อมูลเกี่ยวกับสต๊อกใหม่ทั้งหมด ดังนั้นจะใช้เวลาในการ import มากกว่ารายการที่ไม่มีจำนวนคงเหลือ ดังนั้นโปรดรอให้โปรแกรมประมวลผลข้อมูล และ งดทำอย่างอื่นในคอมพิวเตอร์ในระหว่างนี้เด็ดขาด
6. หลังจากที่รอจนระบบนำเข้าข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแจ้งข้อความว่า "นำข้อมูลสินค้าเข้าสำเร็จ" ตามภาพด้านล่างนี้ เป็นอันเสร็จขั้นตอน



จากนั้นระบบจะเปิดฟอร์มรายการสินค้าเพื่อให้ตรวจสอบ สร้างใหม่ แก้ไขข้อมูลสินค้าให้ละเอียดยิ่งขึ้น ซึ่งหน้าจอนี้ก็คือหน้าจอหลักสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งานที่จะจัดการข้อมูลสินค้าของร้านให้พร้อมก่อนเริ่มใช้งานจริง




หลังนำเข้าข้อมูลเรียบร้อยแล้ว

ให้เริ่มการใช้งานขายหน้าร้านได้เลย

คำแนะนำ | ฟอร์มขายสินค้า เบื้องต้น
โปรแกรมสามารถบันทึกการขายได้ โดยที่ไม่ต้องมีสต๊อก หรือ จำนวนคงเหลือ, เพราะ เราอาจจะไม่สามารถในการนับสต๊อกให้เสร็จทีเดียวทั้งร้านให้เสร็จก่อนแล้วค่อยทำขายจริง ฉนั้น เมื่อรายการสินค้าครบ ราคาขายพร้อม เรียบร้อยแล้ว ให้ทำขายได้เลย เพื่อให้คุ้นชินกับโปรแกรม
จากนั้นค่อยเริ่มทะยอยทำสต๊อก มีคำแนะนำเรื่องสต๊อกดังนี้

สำหรับสต๊อกเดิมที่มีอยู่แล้วในร้าน แนะนำให้ "ปรับสต๊อกด่วน" เน้นเร็ว
คำแนะนำ | ปรับสต๊อกด่วน

หากต้องการลงสต๊อกเต็มรูปแบบ ให้ใช้วิธี รับสินค้า หรือ ยาที่สั่งซื้อเข้ามาพอดี
คำแนะนำ | ทำรับสินค้า

เราสามารถแก้ไขข้อมูล ล๊อต ย้อนหลังได้ เช่น แก้ไขเลขที่ล๊อต วันผลิต วันหมดอายุ
คำแนะนำ | ล๊อตสินค้า


ทะยอยปรับปรุงข้อมูลสินค้า ให้ละเอียดยิ่งขึ้น
เพราะ excel ไม่ใช่ทั้งหมดของข้อมูลสินค้า ยังมีรายละเอียดที่อาจจะเพิ่มเติมลงไปได้อีก
สามารถทำที่ฟอร์มรายการสินค้า ในเมนูสินค้า อ่านคำแนะนำ | การจัดการข้อมูลสินค้าในโปรแกรม